Popis služby

Služba Vkladanie archívnych dokumentov v mimovyraďovacom konaní do elektronického archívu umožňuje spracovať záznam prichádzajúci z dvoch zdrojov: cez zdieľané úložisko archívu, ktoré bude prístupné cez elektronický formulár na zadanie sprievodných informácii a funkciu uploadu elektronických dokumentov s trvalou dokumentárnou hodnotou na príslušné pracovisko; z komunikačného kanála, ktorým môže byť elektronická pošta, klasická pošta, fax, osobné doručenie a iné, pričom tieto komunikačné kanály sú charakterizované variabilnou frekvenciou podania a variabilným objemom záznamov. Po spracovaní požiadavky na prebranie budú prístupné pracovníkom archívu služby digitalizácie, keďže v tomto prípade môže ísť často o fyzické dokumenty. Ďalej je potrebné previesť nasledujúce kroky, podobne ako pri službe Vkladanie vyradených dokumentov z registratúr: Zapísať potrebné informácie o zázname do metadát, pričom za optimálne sa považuje automatické extrahovanie metadát z obsahu a vlastností dokumentu do najväčšej možnej miery; priradiť archívnemu dokumentu jednoznačný identifikátor; klasifikovať archívny dokument v rámci klasifikačnej schémy a priradiť ho do spisu a vecnej skupiny; priradiť archívnemu dokumentu klasifikačný kód podľa umiestnenia v hierarchii; priradiť režim spravovania, ktorý predovšetkým definuje dĺžku uchovania v archíve a následne kroky, ako aj spôsob kontroly integrity, čitateľnosti dokumentu a jeho ďalších ochranných prvkov (ako napríklad elektronického podpisu) – podľa režimu spravovania a predchádzajúcich aktivít spojených s digitalizáciou a preberaním sa vypočítajú aj príslušné poplatky.Keďže záznam prichádza z tretích strán, musí byť navyše prevedená: kontrola formátov podľa legislatívy v zmysle platných štandardov pre ISVS. Taktiež bude možné kedykoľvek informovať tretiu stranu o stave archivácie a vytvoriť protokol o prijatí. Informácie o službe