Dostupnosť a použitie tlačidla „Zapečatiť“ v elektronickej schránke OVM
Zapečatiť je možné elektronické podanie alebo elektronický úradný dokument alebo jeho prílohy. OVM môže zapečatiť svoj ľubovoľný elektronický formulár, pričom nie je potrebné registrovať novú verziu elektronického formulára len na účel pečatenia.
Podmienky použitia
Dostupnosť a použitie tlačidla „Zapečatiť“ (Obr. 1) v elektronickej schránke OVM, v prostredí na vytváranie správ (tzv. konštruktor), sú podmienené:
- vydaním a inicializovaním kvalifikovaného certifikátu pre kvalifikovanú elektronickú pečať v HSM[1] module Ústredného portálu verejnej správy (ďalej „ÚPVS“), viac informácií nájdete v návode a v metodickom usmernení...
- udelením rozsahu oprávnenia (tzv. rola) pre OVM s názvom „Pečatenie“ (kód: R_EDESK_SIGN), ktoré sa automaticky pridelí vedúcemu OVM (osobe so zákonným zastupovaním), ak má OVM inicializovaný kvalifikovaný certifikát pre kvalifikovanú elektronickú pečať v HSM module ÚPVS,
- udelením oprávnenia vedúcim OVM konkrétnej osobe (zamestnancovi), a to buď:
- elektronicky: ak konkrétny zamestnanec ešte nemá udelené oprávnenie, vedúci OVM sa prihlási na portál www.slovensko.sk v mene OVM, prejde do elektronickej schránky, ďalej do sekcie „Nastavenia“, „Oprávnenia osôb“, vyplní a odošle elektronický formulár na udelenie oprávnenia pre fyzickú osobu, nezabudne v „Rozsahu oprávnenia“ pridať rolu „Pečatenie“ (kód: R_EDESK_SIGN). V prípade, že konkrétny zamestnanec už má udelené oprávnenie, je potrebné, aby vedúci OVM po prihlásení sa na portál prešiel do sekcie „Profil“, „Zobrazenie zastupovania“ a pri vybranom zamestnancovi klikol na „Upraviť“. V zmenovom formulári potom v časti „Rozsah oprávnenia“ pridá okrem iných aj rolu „Pečatenie“ (kód: R_EDESK_SIGN) a formulár odošle, alebo
- listinne: vedúci OVM vyplní listinnú žiadosť dostupnú na portáli www.slovensko.sk v sekcii „Tlačivá“ pod Úradom podpredsedu vlády SR pre investície a informatizáciu, v časti „Žiadosti pre orgány verejnej moci“ (žiadosť o udelenie alebo zmenu oprávnenia) a okrem iných požadovaných údajov, v časti B. Zastupovanie OVM - Rozsah oprávnenia/Rola, označí aj „Pečatenie“. Podpis vedúceho OVM je potrebné pred odoslaním listinnej žiadosti úradne osvedčiť.
Popis funkčnosti
Pre zapečatenie funkciou v konštruktore správy nie je potrebné mať nainštalovanú aplikáciu pre podpisovanie, keďže pečať sa vytvára službou Centrálnej elektronickej podateľne (ďalej aj „CEP“). Používateľovi sa teda nezobrazí podpisovacia aplikácia s náhľadom dokumentu, nemusí si vyberať podpisový certifikát ani zadávať žiadny PIN. V CEP môže mať OVM pre pečať len jeden certifikát a ten sa použije automaticky.
Keďže sa po stlačení „Zapečatiť" nezobrazuje náhľad dokumentu, odporúčame sa vždy uistiť, či pečatíte správny dokument. Na tento účel je možné využiť funkciu „Zobraziť" dostupnú v ponuke „...“ ak ide o údaje vyplnené podľa elektronického formulára. V prípade iných formátov je potrebné dokument najskôr stiahnuť a zobraziť v počítači príslušnou aplikáciou.
Po kliknutí na „Zapečatiť“ systém zapečatí elektronické podanie alebo elektronické úradné dokumenty a zobrazí informáciu o úspešnom zapečatení. V rámci zapečatenia sa automaticky doplní aj kvalifikovaná časová pečiatka. V detaile pečate sa vo „Výsledku informatívneho overenia“ nezobrazuje údaj o tom, ktorá fyzická osoba pečať vytvorila, nachádza sa tam iba názov OVM. Údaje o osobe, ktorá pečatila sa zapisuje len v interných systémových záznamoch ÚPVS, a teda používateľovi schránky nie sú dostupné.
Zapečatiť je možné aj elektronický formulár, ktorý mal pri registrácii nastavené v POSP (Postup spracovania) „Podpisovať v mene inštitúcie“. Keď sa takýto zapečatený formulár odošle, už sa nebude po odoslaní opätovne pečatiť. Zároveň odporúčame už neregistrovať nové elektronické formuláre s nastavením v POSP „Podpisovať v mene inštitúcie“. Možnosť registrácie nových elektronických formulárov s nastavením v POSP „Podpisovať v mene inštitúcie“ bude v marci 2019 odstránená[2] a najneskôr v 3. kvartáli roka 2019 bude zrušená aj možnosť pečatenia cez už zaregistrované formuláre. Z uvedeného vyplýva, že ak OVM nebude integrované na CEP, bude môcť pečatiť iba cez konštruktor správy.
V konštruktore správy je v súčasnosti možné zapečatiť nasledovné formáty:
- nepodpísané elektronické dokumenty vo formátoch .xml (vyplnený elektronický formulár), .pdf, .png, .txt – v takomto prípade vzniká autorizácia vo formáte ASiC-E XAdES (.asice),
- podpísané elektronické dokumenty vo formátoch .xml (vyplnený elektronický formulár), .pdf, .png, .txt v podpisovom kontajneri ASiC XAdES (.asice, .asics, .sce, .scs) - v takomto prípade vzniká opakovaná alebo spoločná autorizácia vo formáte ASiC-E XAdES (.asice),
- podpísané elektronické dokumenty v ľubovoľnom formáte v podpisovom kontajneri ASiC CAdES (.asice, .asics, .sce, .scs) - v takomto prípade vzniká opakovaná alebo spoločná autorizácia vo formáte ASiC-E CAdES (.asice).
Obr. 1 – Tlačidlo „Zapečatiť“
[1] HSM server je certifikované bezpečné zariadenie určené na inicializáciu kvalifikovaného certifikátu pre kvalifikovanú elektronickú pečať. Ak OVM už v HSM module ÚPVS pečať má, nežiada o novú pre využitie tejto novej funkcie pečatenia. Pečať je možné vytvoriť aj pomocou kľúčového páru a certifikátu uloženého napríklad na tokene, smart karte, USB kľúči a podobne, v takom prípade nie je potrebné mať kľúčový pár pre pečať v HSM module ÚPVS a použije sa tlačidlo „Podpísať“.
[2] Použitie elektronického formulára, ktorému sa pri jeho registrácii nastavila v POSP možnosť „Podpisovať v mene inštitúcie“ nie je korektné, pretože nie je v súlade s § 16 a § 16a zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, nakoľko sa v odoslaných správach OVM uchováva len nepodpísaná verzia dokumentu bez elektronickej pečate. Namiesto nej odporúčame používať zapečatenie dostupné v konštruktore správy alebo priamu integráciu na CEP, ktoré sú v súlade s uvedeným zákonom.