Vážení používatelia,
v prostredí elektronickej schránky je možné udelenie prístupu na zobrazenie a podpísanie správy pre viacero osôb. Vďaka tejto možnosti sa ľahko spojíte s osobami z pohodlia domova bez toho, aby ste sa s niekým museli osobne stretnúť. Uľahčíte si tak získanie podpisov
od ľudí, ktorí sa nachádzajú vo vzdialenej lokalite alebo v zahraničí. Ak by ste dokument posielali poštou každej osobe zvlášť a čakali
na vrátenie podpísaného dokumentu, mohlo by to byť veľmi zdĺhavé, preto si vďaka tejto možnosti ušetríte množstvo času aj finančných prostriedkov.
Čo sa týka prístupu, nemusíte ho udeľovať do vašej elektronickej schránky, ale zdieľajte len konkrétne podanie, ktoré chcete, aby dané osoby podpísali.
Obr. 1 - Infografika - Výhody podpísania podania viacerými osobami
Číslo elektronickej schránky
V prvom kroku potrebujete číslo elektronickej schránky každej osoby, od ktorej chcete, aby podpísala elektronický dokument. Číslo elektronickej schránky si od týchto osôb vypýtajte napr. osobne, telefonicky, e-mailom a podobne.
Číslo vašej elektronickej schránky má tvar E a 10-miestne číslo a môžete ho nájsť na dvoch miestach. Na úvodnej stránke vašej elektronickej schránky vpravo hore, v tzv. miniprofile, je pri vašom mene malá šípka, ktorá po kliknutí na ňu zobrazí aj číslo schránky. Alebo ho môžete taktiež nájsť v sekcii „Nastavenia“ v časti „Informácie o schránke“. Viac informácií nájdete v článku „Číslo schránky“.
Podpísanie podania viacerými osobami
Ak už máte k dispozícii čísla schránok všetkých osôb, môžete vo vašej elektronickej schránke vytvoriť elektronický dokument. Kliknete
na tlačidlo „Vytvoriť správu“ vľavo hore, vyberiete službu, následne vyplníte elektronický formulár a na záver kliknete na tlačidlo „Podpis viacerými osobami“. Ďalším krokom je výber osôb, ktoré pridáte podľa čísel ich elektronických schránok, zadáte 6-miestny bezpečnostný osobný kód (BOK) a správu uložíte do rozpracovaných správ.
Osoba, ktorej udelíte prístup na podpísanie elektronického dokumentu, dostane správu do svojej elektronickej schránky s názvom „Udelenie prístupu na podpísanie“. V texte správy je uvedený hypertextový odkaz, po kliknutí naň sa zobrazí podanie, ktoré je potrebné podpísať.
Prístup k správe na účely podpísania dokumentu je umožnený len na obmedzený čas 48 hodín, preto je potrebné v tejto lehote stihnúť dokument podpísať, prípadne si ho stiahnuť. Keď už je dokument podpísaný, po kliknutí na tlačidlo „Dokončiť“ sa zruší udelený prístup
k podaniu.
Na urýchlenie a efektivitu celého procesu odporúčame, aby osoba, ktorá sprístupňuje správu, navrhla podpisujúcim osobám nastavenie notifikácií na prichádzajúce správy. Pomocou tejto možnosti nebudú musieť podpisujúce osoby čakať a každú chvíľu sledovať, či už prišla nová správa, ale dostanú upozornenie o prijatí novej správy. Viac informácií nájdete v súvisiacom dokumente „Návod na nastavenie oznámení v elektronickej schránke“.
Kontrola podpisov od všetkých požadovaných osôb
Aby ste predišli situácii, že odošlete podanie skôr, ako je podpísané všetkými osobami, môžete si podpisy najskôr skontrolovať v časti „Detail správy“, prípadne cez „Overiť podpisy“. Prístupy môžete taktiež upravovať, či už pridať, alebo odobrať prístup napríklad v prípade zle zadaného čísla elektronickej schránky cez „Spravovať prístupy".
Získanie podpisu od osôb, ktoré nedisponujú elektronickou schránkou
V praxi môže nastať situácia, že niektorá z požadovaných osôb nemôže podpísať úradný dokument, pretože nemá zriadenú elektronickú schránku (napr. cudzinec), alebo nemá alternatívny autentifikátor či prostriedok elektronickej identifikácie z iného štátu EÚ. V takýchto prípadoch môžete danej osobe stiahnuť a poslať aj nepodpísaný .xml súbor, avšak je potrebné, aby táto osoba použila aplikáciu, ktorá
z XML údajov vytvára formát XMLDataContainer podľa Prílohy č. 7 Vyhlášky o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy, inak nebude podanie akceptované. Po úspešnom podpísaní by vám osoba mala odovzdať/poslať súbor s jej pridaným podpisom späť
vo formáte „.asice" alebo „.sce".
Následne môžete tento podpísaný dokument nahrať priamo do elektronického podania alebo podľa potreby priložiť do prílohy.
Viac informácií nájdete v súvisiacom dokumente „Návod na podpisovanie viacerými osobami“, prípadne v článku „Podpísanie viacerými osobami“ alebo v inštruktážnom videonávode - Podpis viacerými osobami.
Súvisiace:
(27. 04. 2021)