V súčasnosti musí orgán verejnej moci vyhotoviť listinný rovnopis v prípadoch, ak:

• elektronická schránka adresáta nie je aktivovaná na doručovanie,
• osobitný predpis ustanovuje, že sa doručuje výlučne v listinnej podobe,
• sa doručuje osobám vo výkone trestu odňatia slobody, vo väzbe, osobám umiestneným v zariadeniach na výkon ústavnej starostlivosti a ochrannej výchovy,
• sa doručuje tomu, kto požíva diplomatické výsady a imunity.

Nová vyhláška definuje jednotné pravidlá na vyhotovovanie listinných rovnopisov bez ohľadu na to, či budú, alebo nebudú orgánmi verejnej moci od 1. novembra 2018 zapojené do centrálneho úradného doručovania.

V prvom rade orgán verejnej moci vyhotovuje elektronický úradný dokument, autorizuje a doručuje ho podľa zákona o e-Governmente a až v prípade, ak osoba nemá aktivovanú elektronickú schránku na doručovanie, alebo sa ustanovenia o elektronickom doručovaní nepoužijú, vzniká povinnosť vyhotoviť listinný rovnopis elektronického úradného dokumentu. Pri jeho vyhotovovaní orgán verejnej moci transformuje elektronický úradný dokument do listinnej podoby tak, že ho vytlačí (vrátane príloh). Po vytlačení listinného rovnopisu vyhotoví doložku o autorizácii len k elektronickému úradnému dokumentu (nie k jeho prílohám), t. j. každý rovnopis obsahuje len jednu doložku o autorizácii, bez ohľadu na počet priložených príloh. Doložka o autorizácii sa vyhotovuje na osobitnom papieri, ktorý sa následne priloží a spojí sa s vytlačeným listinným rovnopisom. V prípade centrálneho úradného doručovania bude listinný rovnopis vyhotovovať správca modulu elektronického úradného doručovania, resp.  poštový podnik, a to automatizovaným spôsobom.

Povinnou náležitosťou listinného rovnopisu je písomné vyhotovenie dokumentu vrátane príloh a doložky o autorizácii. Pri automatizovanom vyhotovovaní musí obsahovať aj riadiace znaky (identifikačné číslo dokumentu, počet a poradie strán, označenie subjektu, ktorý vyhotovuje rovnopis). Nepovinnou náležitosťou listinného rovnopisu sú údaje potrebné a doručovanie alebo osobné prevzatie listinného rovnopisu. 

Doložka o autorizácii musí povinne obsahovať spôsob autorizácie elektronického úradného dokumentu a údaje o osobe, ktorá elektronický úradný dokument autorizovala. V prípade, ak sa vyhotovuje rovnopis automatizovaným spôsobom, uvádza sa názov, sídlo a IČO poštového podniku, ktorý doložku vyhotovil a informácia o automatizovanom vyhotovení, dátum a čas vystavenia kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky, autorizácie elektronického úradného dokumentu, vytvorenia doložky o autorizácii, identifikáciu dokumentu (napr. spisová značka, číslo konania, číslo rozhodnutia a pod.), názov dokumentu (napr. Rozsudok  sp. zn. XYZ) a zoznam príloh, ktoré sú autorizované. Medzi nepovinné náležitosti doložky o autorizácii patria vlastnoručný podpis osoby alebo pečiatka orgánu, ktorý rovnopis vyhotovil, pričom pri automatizovanom vyhotovení rovnopisu budú podpis a pečiatka nahradené názvom, sídlom a IČO poštového podniku a bude obsahovať aj prístupový kód na overenie originality pôvodného elektronického úradného dokumentu vrátane príloh.

K technickým detailom vyhotovovania listinného rovnopisu vydá Úrad podpredsedu vlády SR pre investície a informatizáciu metodické usmernenie.